Microsoftが提供するCopilotは、AI技術を活用し、オフィス業務の様々なプロセスを自動化するツールである。ExcelやWord、Outlook、Teamsなど、日常的に使用されるアプリに統合され、会議の管理やメール作成、データ分析まで多岐にわたる作業をサポートする。

本記事では、Microsoft Copilotがオフィス環境においてどのように活用できるのか、その主要な6つの使い道について解説する。AIの導入によって、業務の効率化と作業負担の軽減がどのように実現されるかに注目する。

会議管理：スケジュールとフォローアップを一括管理

Copilotは、OutlookやTeamsと連携することで、会議のスケジュール管理を大幅に簡略化する。ユーザーは「今日の会議は何か？」と質問するだけで、AIがカレンダーを参照し、会議の予定や出席者を一覧で表示する。さらに、参加者の空き時間をAIが自動的に検索し、最適な会議時間を提案することも可能である。これにより、忙しい日々の中で効率的に会議を調整できる。

また、会議前のリマインダー送信や終了後のフォローアップメールも自動化されるため、会議準備に割く時間を削減できる。会議の内容もCopilotがリアルタイムで記録し、議論の要点やアクションアイテムをまとめてくれるため、議事録作成の負担も軽減される。特にリモートワークが浸透する中、こうした機能はチーム全体の情報共有を円滑にし、意思決定のスピードを上げる効果がある。

チーム内の会話追跡：情報の把握をサポート

チーム内で行われる数多くの会話を追跡することは、特に大規模な組織やリモートワークでは困難である。Microsoft Teamsでは、重要な会話の要点を逃さないためにCopilotが活躍する。AIはチャット内容を自動的に要約し、特定の質問にも即座に回答できる。たとえば「次のプロジェクトの締切について、Johnは何と言っていた？」といった質問に対し、AIが関連する発言を瞬時に抽出する。

また、Teamsの音声会議でもAIはリアルタイムでメモを取り、重要なトピックやタスクをまとめてくれる。休暇中の社員が復帰後に重要な情報を取り逃がすことなく、すぐに業務に復帰できるのも大きな利点である。こうした情報整理の自動化は、業務全体の透明性を高め、プロジェクトの進行を効率的にする効果が期待できる。