オーストラリア連邦政府が試験導入したMicrosoft 365 Copilotは、期待を上回る成果を上げることができなかった。約5765のライセンスが使用された6か月間の評価報告によると、利用者の3分の2は「週に数回以下」の頻度でしか利用しておらず、多くの初期期待が満たされなかった。

利用頻度の低さの原因には、トレーニング不足やユーザーインターフェースの問題が挙げられている。特に、ツールの存在がユーザーにとって明確でないことが、Copilotの価値を損なったと指摘されている。報告書は具体的な推奨を行っていないが、AI導入に伴うリスクと課題を再考する必要性を政府機関に促している。

Copilot利用状況と参加者の反応

Microsoft 365 Copilotの導入試験では、5765のライセンスが6か月間にわたって使用されたが、期待されていたほどの活用には至らなかった。報告書によれば、試験参加者の約3分の2は「週に数回以下」の頻度でしかツールを利用しておらず、日常業務に大きな影響を与えたとは言いがたい状況だった。ツールの主な使用目的は、会議の要約や情報の再構築、文書の書き換えに限定され、参加者が抱いた当初の期待は次第に失望へと変わった。

特に、試験参加者の多くはツールの利便性や操作性に困難を感じ、実際の業務負担軽減には至らなかったとされている。Copilotの利用を通じて「時間の節約」や「会議の回数削減」といった期待があったものの、試験の後半になるにつれ、参加者のポジティブな意見は減少傾向にあった。このように、Copilotは一部の目的においては有用性を示したが、総合的な業務効率化という観点では期待を下回った。

期待に及ばなかったAIの効果と課題

報告書によれば、Copilot導入に対する期待は、AIツールが業務効率を劇的に向上させるとのマーケティングの影響を強く受けていた。しかし、実際の運用結果はその期待に応えるものではなかった。Copilotは主に会議の要約や文書の書き換えといった基本機能に使用され、複雑な分析や高度な業務支援においては十分に機能しなかった。ユーザーからは、ツールの初期設定やインターフェースの不備が不満点として挙げられている。

特に、CSIROの参加者からは、Copilotがどのアプリケーションに埋め込まれているかが視覚的に分かりにくかったとの指摘があり、これがツールの利用頻度の低下に繋がった。また、トレーニングが十分に行われていない場合、ツールの使いこなしが難しくなるという傾向も見られた。さらに、Copilotの効果的な利用には新しいシステムバージョンの導入が不可欠であったが、Outlookなど一部のアプリケーションではバージョンの古さが原因で統合機能が活用できなかった。このような技術的制約も、期待に反する結果を招いた要因の一つである。

利便性向上の鍵はトレーニングとUIの最適化

Copilotの利用頻度と有効性には、トレーニングの充実度とユーザーインターフェース（UI）の設計が大きく影響していた。報告書によれば、利用者が十分なトレーニングを受けた場合、ツールの活用度が向上する傾向が見られた。特に、オーストラリア公共サービス（APS）に特化したトレーニングが提供された場合、使用頻度が大幅に増加したとされる。しかし、多くの参加者は日常業務に追われ、トレーニングに時間を割く余裕がなかったことが、利用の妨げとなった。

一方で、UIの設計も課題となっていた。報告書では、Copilotの機能がMicrosoft 365のワークフローに統合されていることが利点とされる一方で、その存在がユーザーにとって「見えにくい」ものとなっていたと指摘されている。CSIROの内部調査でも、多くのユーザーがツールの存在を忘れたり、会議の録音や要約を怠ったりするケースが報告された。UIの視認性向上が、今後の利用促進に向けた重要な改善点とされている。

今後の導入に向けた課題と示唆

Copilotの試験導入を通じて得られた教訓は、今後のAIツール導入に向けた重要な示唆を提供している。報告書は、政府機関がAI製品を導入する際、ユーザーに対して透明性を持った情報提供と導入後の課題についての理解が必要であると強調している。