Microsoftが提供するAIツール「Copilot」は、会議の議事録やドキュメントを自動で要約し、要点を短時間で把握するための強力な手段である。会議ホストがTeams内でこの機能を有効にするか、参加者が議事録をWordや専用サイトにアップロードすることで利用可能だ。

Copilotは単なる要約にとどまらず、特定の視点を抽出したり、重要な議論や異議点を強調する機能も持つ。また、生成された要約をもとにメールや次回会議の議題を素早く作成できるため、ビジネスの効率を飛躍的に向上させる可能性を秘めている。このような新しいAI技術の登場は、会議に費やす時間と労力を劇的に削減し、迅速かつ的確な意思決定を支援するだろう。

Copilotの基本機能：AIで会議を要約

Microsoft Copilotは、AIを活用して会議の議事録を要約する革新的なツールである。ビジネス現場において、会議後に詳細な議事録を確認するのは時間を要する作業だが、Copilotはその労力を大幅に軽減する。議事録やテキストを瞬時に解析し、主要なポイントや異議点、各参加者の視点などを整理して提示することが可能だ。

CopilotはTeamsやWordなどのMicrosoft製品に統合されており、シームレスに活用できる。特にTeamsでは、会議中に録音や議事録の自動生成が行われ、それを元に要約を即座に取得できる利便性がある。また、議事録が別形式で提供された場合も、Wordに貼り付けることで同様の要約を実行できる。このようにCopilotは、会議後の情報整理を短時間で行い、ビジネスの生産性向上に寄与する。必要な情報を迅速に取得することで、参加者は次のアクションに集中しやすくなり、意思決定のスピードも向上することが期待される。

Wordとウェブから使うCopilotの具体的手順

Copilotを最大限に活用するためには、Wordおよび専用ウェブサイトからの利用が鍵となる。Wordでの使用には、まず「Copilot Pro」のサブスクリプションが必要であり、Wordのツールバーに表示されるアイコンから起動する。会議の議事録がWord形式で提供されていない場合でも、新規ドキュメントにコピーペーストするだけで要約が可能となる。

ウェブから利用する場合、専用サイト（https://copilot.microsoft.com/）にアクセスし、議事録を入力する手順が有効だ。ブラウザ上のインターフェースは直感的で、質問形式で要約を取得できるため、特定の参加者の意見や重要なテーマも簡単に抽出できる。このように、Wordやウェブサイトからの利用はユーザーに柔軟性を提供し、状況に応じた使い分けができる点が魅力である。どの環境でも利用できるため、ユーザーは業務の合間や外出先からでも効率的に要約を取得できる。

Copilotがもたらすビジネス効率化の可能性

Copilotは、会議の効率を劇的に向上させるだけでなく、業務全体の生産性を高める可能性を持つ。従来、会議後の議事録確認や要点の整理には多くの時間がかかっていたが、Copilotはこのプロセスを短縮し、すぐにアクションを取るための準備を整える。

特に、要約された情報をもとにフォローアップのメールや次回会議の議題作成が簡単にできるため、担当者は迅速に次のステップを進められる。また、参加者ごとの意見の整理や、議論の中で発生した課題点を強調することも可能であり、会議の内容をより深く理解できる。さらに、Copilotはこれらの情報をもとに「To-Doリスト」や実施計画を作成する支援も行うため、タスク管理や進捗管理にも役立つ。ビジネスにおける無駄を削減し、意思決定を加速させる重要なツールとなるだろう。

次の会議に活かす活用法と実践例

Copilotを効果的に活用するためには、会議前後の準備とフォローが重要である。会議後に生成された要約をもとに、フォローアップメールや次回会議の議題を作成することで、議論の継続性を保ち、関係者全員の理解を深めることができる。また、要約には各参加者の視点や意見が反映されるため、それを活かして異なる視点からの議論を進めることが可能だ。

さらに、発生した課題点をリスト化し、「To-Doリスト」として関係者に共有することで、次のアクションを明確にできる。このように、Copilotを会議の各プロセスで活用することで、単なる情報整理にとどまらず、戦略的な業務推進の支援が可能となる。効率化されたプロセスは、ビジネスの競争力を高め、組織全体の生産性向上に大きく貢献する。