Gmailの15GBの無料ストレージは、メールだけでなくGoogle DriveやGoogleフォトのデータも含まれるため、意外と早く使い切ってしまう。課金してGoogle Oneにアップグレードするのが手っ取り早いが、古いメールを削除する以外に無料で解決する方法も存在する。この記事では、古いGmailメッセージを新しいアーカイブ用のGmailアカウントに移行することで、ストレージを解放するプロセスを詳しく紹介する。

Gmailの15GBストレージがいっぱいになる原因とは

Gmailの無料ストレージ容量は15GBと一見十分なように思えるが、実際にはメールだけでなくGoogle DriveやGoogleフォトのデータもこの容量に含まれる。大きな添付ファイルを頻繁にやり取りしたり、写真や動画をGoogleフォトに自動保存している場合、ストレージはあっという間に埋まる。

また、10年以上使用したGmailアカウントには、大量の未読メールや必要のないニュースレター、プロモーションメールが蓄積されることが多い。これらの整理を怠ると「ストレージがいっぱい」の通知が届き、メールの送受信ができなくなるリスクもある。 Googleは有料プランへのアップグレードを勧めているが、定期的な整理をせずにストレージが逼迫する問題は繰り返される。そのため、根本的な解決策としてアーカイブ用の新しいGmailアカウントを作成する方法が有効である。

メール削除以外の解決策：「アーカイブアカウント」の作成

ストレージ容量を空けるために古いメールを削除する方法もあるが、重要なメッセージを誤って消してしまうリスクがある。そこで、不要になったメールを安全に保存するための「アーカイブ用アカウント」を作成することが推奨される。 Gmailでは無料で複数のアカウントを作成できるため、現在のメールを別のアカウントに移行することで、元のアカウントのストレージを解放することができる。

これにより、過去のデータを残しながらも、新しいメッセージのやり取りがスムーズに行える。 特に、学校や会社のアカウントを使用している場合、退職や卒業後にそのアカウントが使えなくなるケースもある。その前に個人アカウントへメールを移行しておくことは、データを失わないための重要な手段である。

メール移行手順と注意点：バックアップとアプリパスワードの活用

メールを新しいアカウントに移行する前に、Google Takeoutを使ってローカルにバックアップを取ることが推奨される。これにより、移行中の予期せぬデータ消失を防ぐことができる。 次に、元のアカウントで「POP/IMAP」設定を有効化し、移行先のアカウントで「他のアカウントからメールを確認」を設定することで、移行が始まる。

Googleは通常のパスワードを使用できない場合があり、その場合は一時的な「アプリパスワード」を発行する必要がある。 移行が完了すると、元のアカウント内のメールはゴミ箱に移動されるため、手動でゴミ箱を空にしてストレージを確保することが必要だ。メールの数に応じて、移行プロセスには数時間から数日を要することもある。

スムーズな移行後にやるべき最終チェック

メール移行が完了したら、最終的なチェックとして、移行元と移行先のアカウントの両方でメッセージが正しく転送されたか確認する必要がある。特に、下書きやスパムフォルダ内のメッセージは自動的に移行されないため、手動で対応することが求められる。 また、移行が完了した後は、不要となった「アプリパスワード」を削除し、移行設定を解除することでアカウントのセキュリティを保つことが重要だ。

Googleのセキュリティポリシーに従い、定期的にパスワードを変更するのも有効な手段である。 最後に、アーカイブ用のアカウントが2年以上使用されないとGoogleによって削除される可能性があるため、少なくとも2年に一度はログインしてアカウントを維持することを忘れてはならない。これらの手順を終えることで、安心してGmailの利用を再開できる。